Hansen

”Vi ville ha en mer hållbar och förutsägbar IT-hantering”

– Hansen om cirkulär hantering av IT-utrustning

För en modern advokatbyrå är dator och telefon de viktigaste arbetsverktygen. Men när IT-inköp sker ad hoc och administration tar tid från kärnverksamheten, behövs en partner som gör det enkelt. För Hansen handlade det om att hitta transparens, förutsägbarhet och en systematik som fungerar – tillsammans med Itreon.

Sedan starten 2013 har Hansen Advokatbyrå etablerat sig som en progressiv affärsjuridisk transaktionsbyrå med cirka 35 medarbetare i Stockholm. Med specialisering inom M&A, Venture Capital, Tech & Commercial och Management Advisory arbetar Hansen med några av Nordens mest framgångsrika entreprenörer och investerare.

För Hansen är hållbarhet centralt – både gällande medarbetare och miljö. Det handlar även om hur byrån hanterar sin IT-utrustning.

"Vi driver utvecklingen framåt och vill vara en modern byrå i allt vi gör, inte minst i hur vi arbetar med och hanterar vår IT-utrustning," säger Jenny Sundbäck, Chief Operating Officer på Hansen.

Men även moderna byråer möter utmaningar när IT-hanteringen saknar struktur.

Ad hoc-inköp som skapar flaskhalsar

Innan Hansen började arbeta med Itreon köptes IT-utrustning när behovet uppstod. En ny dator här, en telefon där. Systemet byggde på att medarbetarna själva ofta gav återkoppling när utrustningen började bli gammal eller inte fungerade som den skulle, vilket riskerade att medarbetare satt med sämre utrustning än nödvändigt.

"Oftast skedde byten när en medarbetare flaggade för att utrustningen tappat prestanda, eller att något har börjat bli gammalt, vilket kanske gjorde att man väntade med att säga till för att man inte mäktade med att byta just då,” förklarar Jenny.

Eftersom alla inköp betalades direkt skapade det ojämna kostnadsflöden och gjorde det administrativt krävande att hålla koll på kostnaderna. Samtidigt fanns inget smidigt tillvägagångssätt för hantering av den utrustning som byttes ut.

”Vi ville ha en hållbar och förutsägbar IT-hantering. Idag skickas all utrustning tillbaka, tas om hand och får nytt liv. Det känns tryggt ur ett hållbarhetsperspektiv att det finns en tydlig systematik för hur det hanteras,” säger Jenny.

Transparens i affärsmodellen

För drygt ett år sedan fick Hansen tips om Itreon via en IT-strateg de samarbetar med. När Jenny träffade Itreon första gången var det två saker som gjorde intryck.

"Jag fick stort förtroende för dem vi pratade med. Och så gillade jag transparensen. Det är lätt annars att känna vad betalar vi? Är det rimligt? Finns det dolda avgifter någonstans? Men här upplevde jag att det var väldigt tydligt hur affärsmodellen såg ut,” säger Jenny och fortsätter: 

"De är också generellt väldigt lösningsfokuserade. Det är en hög service överlag."

Itreon erbjöd något som Hansen saknade: ett ramavtal som kunde täcka alla IT-behov, oavsett om det gällde datorer, telefoner eller annan utrustning. Istället för att teckna nya avtal för varje inköp kunde allt hanteras inom samma struktur. Och Hansen kunde fortsätta arbeta med sin befintliga IT-leverantör för själva leveransen av utrustning.

“Itreon samarbetar direkt med leverantören, vilket innebär att mycket av kommunikationen och administrationen hanteras mellan dem. Det gör det väldigt smidigt för oss.”

En partner som gör det enkelt

Med en fast månadskostnad istället för stora engångsinvesteringar har kostnaderna blivit betydligt mer förutsägbara. Och den administrativa bördan har minskat kraftigt.

“Vi har mycket bättre kontroll över vilken utrustning vi har och hur gammal den är. Samtidigt har kostnaderna blivit mer förutsägbara, vilket gör det enklare att budgetera än tidigare. Det innebär också betydligt mindre administration,” säger Jenny.

Även om Hansen ännu inte genomgått en hel cykel med återlämning av utrustning efter att avtal löpt ut, är förtroendet för Itreon som partner starkt.

"Transparensen och servicenivån är väl det som jag tycker sticker ut mest. Vi har ju inte så mycket kontakt på det sättet, men när vi väl behöver hjälp så får vi hjälp. Det brukar vara ett bra tecken att det inte är något krångel och att IT-administration inte tar mer plats än nödvändigt," avslutar Jenny.