Hansen

«Vi ønsket mer bærekraftig og forutsigbar IT-administrasjon»

– Hansen om sirkulær håndtering av IT-utstyr

For et moderne advokatfirma er datamaskiner og telefoner de viktigste arbeidsverktøyene. Men når IT-innkjøp er ad hoc og administrasjon tar tid bort fra kjernevirksomheten, trenger man en partner som gjør det enkelt. For Hansen handlet det om å finne åpenhet, forutsigbarhet og en systematisk tilnærming som fungerer – sammen med Itreon.

Siden oppstarten i 2013 har Hansen Advokatbyrå etablert seg som et progressivt forretningsjuridisk transaksjonsfirma med omtrent 35 ansatte i Stockholm. Hansen spesialiserer seg på fusjoner og oppkjøp, venturekapital, teknologi og kommersiell rådgivning og ledelsesrådgivning, og jobber med noen av Nordens mest suksessrike gründere og investorer.

For Hansen er bærekraft sentralt – både når det gjelder ansatte og miljø. Det gjelder også hvordan etaten håndterer IT-utstyret sitt.

«Vi driver utviklingen fremover og ønsker å være et moderne byrå i alt vi gjør, ikke minst i hvordan vi jobber med og administrerer IT-utstyret vårt», sier Jenny Sundbäck, driftsdirektør i Hansen.

Men selv moderne byråer står overfor utfordringer når IT-ledelsen mangler struktur.

Ad hoc-kjøp som skaper flaskehalser

Før Hansen begynte å jobbe med Itreon, ble IT-utstyr kjøpt inn etter behov. En ny datamaskin her, en telefon der. Systemet var avhengig av at de ansatte ofte ga tilbakemeldinger når utstyret ble gammelt eller ikke fungerte som det skulle, noe som risikerte å gi de ansatte dårligere utstyr enn nødvendig.

«Oftest skjedde utskiftninger når en ansatt varslet at utstyret hadde mistet ytelsen, eller at noe begynte å bli gammelt, noe som kanskje betydde at folk ventet med å si noe fordi de ikke hadde energi til å erstatte det akkurat da», forklarer Jenny.

Siden alle kjøp ble betalt direkte, skapte dette ujevne kostnadsstrømmer og gjorde det administrativt krevende å holde oversikt over kostnadene. Samtidig fantes det ingen smidig tilnærming til håndteringen av utstyret som ble erstattet.

«Vi ønsket bærekraftig og forutsigbar IT-forvaltning. I dag sendes alt utstyr tilbake, tas vare på og får et nytt liv. Det føles trygt fra et bærekraftsperspektiv at det finnes et tydelig system for hvordan det forvaltes», sier Jenny.

Åpenhet i forretningsmodellen

For litt over et år siden fikk Hansen et tips om Itreon av en IT-strateg de jobber med. Da Jenny møtte Itreon første gang, var det to ting som gjorde inntrykk.

«Jeg fikk mye tillit til de vi snakket med. Og jeg likte åpenheten. Det er lett å vite hva vi betaler ellers? Er det rimelig? Er det skjulte gebyrer et sted? Men her følte jeg at det var veldig tydelig hvordan forretningsmodellen så ut», sier Jenny og fortsetter: 

«De er også generelt veldig løsningsfokuserte. Det er et høyt servicenivå totalt sett.»

Itreon tilbød noe Hansen manglet: en rammeavtale som kunne dekke alle IT-behov, enten det var datamaskiner, telefoner eller annet utstyr. I stedet for å signere nye avtaler for hvert kjøp, kunne alt håndteres innenfor samme struktur. Og Hansen kunne fortsette å samarbeide med sin eksisterende IT-leverandør for selve leveransen av utstyr.

«Itreon jobber direkte med leverandøren, noe som betyr at mye av kommunikasjonen og administrasjonen håndteres mellom dem. Det gjør det veldig smidig for oss.»

En partner som gjør det enkelt

Med en fast månedlig kostnad i stedet for store engangsinvesteringer, har kostnadene blitt betydelig mer forutsigbare. Og den administrative byrden har blitt kraftig redusert.

«Vi har mye bedre kontroll over hvilket utstyr vi har og hvor gammelt det er. Samtidig har kostnadene blitt mer forutsigbare, noe som gjør budsjettering enklere enn før. Det betyr også betydelig mindre administrasjon», sier Jenny.

Selv om Hansen ennå ikke har gått gjennom en full syklus med retur av utstyr etter at kontrakten har utløpt, er tilliten til Itreon som partner sterk.

«Det jeg synes er åpenheten og servicenivået som skiller seg mest ut. Vi har ikke mye kontakt på den måten, men når vi trenger hjelp, får vi hjelp. Det er vanligvis et godt tegn på at det ikke er et styr, og at IT-administrasjonen ikke tar opp mer plass enn nødvendig», avslutter Jenny.