Hansen

„We wilden een duurzamer en voorspelbaarder IT-beheer“

– Hansen over de circulaire verwerking van IT-apparatuur

Voor een modern advocatenkantoor zijn computers en telefoons de belangrijkste werkinstrumenten. Maar wanneer IT-aankopen ad hoc plaatsvinden en de administratie tijd kost die ten koste gaat van de kernactiviteiten, is er behoefte aan een partner die het eenvoudig maakt. Voor Hansen ging het om het vinden van transparantie, voorspelbaarheid en een werkwijze die functioneert – samen met Itreon.

Sinds de oprichting in 2013 heeft Hansen Advokatbyrå zich gevestigd als een vooruitstrevend advocatenkantoor gespecialiseerd in zakelijke transacties, met ongeveer 35 medewerkers in Stockholm. Met specialisaties op het gebied van fusies en overnames, durfkapitaal, technologie & commercieel recht en managementadvies werkt Hansen samen met enkele van de meest succesvolle ondernemers en investeerders in Scandinavië.

Voor Hansen staat duurzaamheid centraal – zowel wat betreft medewerkers als het milieu. Het gaat ook om de manier waarop het bureau met zijn IT-apparatuur omgaat.

"We stimuleren de ontwikkeling en willen in alles wat we doen een modern bureau zijn, niet in de laatste plaats in de manier waarop we met onze IT-apparatuur werken en deze beheren," zegt Jenny Sundbäck, Chief Operating Officer bij Hansen.

Maar ook moderne bureaus staan voor uitdagingen wanneer het IT-beheer ongestructureerd is.

Ad-hoc-aankopen die voor knelpunten zorgen

Voordat Hansen bij Itreon kwam werken, werd IT-apparatuur aangeschaft wanneer dat nodig was. Hier een nieuwe computer, daar een telefoon. Het systeem was gebaseerd op het feit dat medewerkers zelf vaak aangaven wanneer de apparatuur verouderd raakte of niet meer naar behoren functioneerde, waardoor het risico bestond dat medewerkers met minder goede apparatuur moesten werken dan nodig was.

"Meestal vond vervanging plaats wanneer een medewerker aangaf dat de apparatuur minder goed presteerde of dat iets verouderd begon te raken, waardoor men misschien wachtte met het melden omdat men op dat moment niet in staat was om de apparatuur te vervangen," legt Jenny uit.

Omdat alle aankopen direct werden betaald, ontstonden er onregelmatige kostenstromen en was het administratief gezien erg bewerkelijk om de kosten bij te houden. Tegelijkertijd was er geen soepele werkwijze voor het beheer van de vervangen apparatuur.

„We wilden een duurzaam en voorspelbaar IT-beheer. Tegenwoordig wordt alle apparatuur teruggestuurd, gerecycled en krijgt het een tweede leven. Vanuit het oogpunt van duurzaamheid geeft het een geruststellend gevoel dat er een duidelijke werkwijze is voor hoe dit wordt aangepakt,“ zegt Jenny.

Transparantie in het bedrijfsmodel

Iets meer dan een jaar geleden kreeg Hansen een tip over Itreon via een IT-strateeg waarmee ze samenwerken. Toen Jenny Itreon voor het eerst ontmoette, waren er twee dingen die indruk op haar maakten.

"Ik kreeg veel vertrouwen in de mensen met wie we spraken. En ik vond de transparantie erg prettig. Anders vraag je je al snel af: wat betalen we eigenlijk? Is dat redelijk? Zijn er ergens verborgen kosten? Maar hier had ik het gevoel dat het heel duidelijk was hoe het bedrijfsmodel in elkaar zat," zegt Jenny, en vervolgt: 

"Ze zijn over het algemeen ook erg oplossingsgericht. De service is over het algemeen uitstekend."

Itreon bood iets wat Hansen miste: een raamovereenkomst die in alle IT-behoeften kon voorzien, of het nu ging om computers, telefoons of andere apparatuur. In plaats van voor elke aankoop een nieuw contract te moeten afsluiten, kon alles binnen dezelfde structuur worden afgehandeld. Bovendien kon Hansen voor de daadwerkelijke levering van de apparatuur gewoon met zijn bestaande IT-leverancier blijven werken.

“Itreon werkt rechtstreeks samen met de leverancier, wat betekent dat een groot deel van de communicatie en administratie tussen hen wordt afgehandeld. Dat maakt het voor ons heel soepel.”

Een partner die het je gemakkelijk maakt

Door te kiezen voor vaste maandelijkse kosten in plaats van grote eenmalige investeringen zijn de kosten aanzienlijk voorspelbaarder geworden. Bovendien is de administratieve last sterk afgenomen.

“We hebben veel beter zicht op welke apparatuur we hebben en hoe oud die is. Tegelijkertijd zijn de kosten voorspelbaarder geworden, waardoor het makkelijker is om te budgetteren dan voorheen. Dat betekent ook aanzienlijk minder administratie,” zegt Jenny.

Hoewel Hansen nog geen volledig proces van teruggave van apparatuur na afloop van het contract heeft doorlopen, is het vertrouwen in Itreon als partner groot.

"De transparantie en het serviceniveau zijn volgens mij wel de dingen die het meest opvallen. We hebben op die manier niet zo veel contact, maar als we eenmaal hulp nodig hebben, krijgen we die ook. Het is meestal een goed teken dat er geen gedoe is en dat de IT-beheerders niet meer ruimte innemen dan nodig is," besluit Jenny.